Número de intérpretes:
Debido a lo extenuante del trabajo y en vista del alto grado de concentración necesario, en interpretación simultánea se trabaja en equipos de por lo menos dos intérpretes por idioma, para mantener la alta calidad del servicio.
Preparación y documentación
Ningún intérprete, por muy experimentado que sea, puede ser un experto en todas las materias. Por ello, para asegurar una calidad óptima de su desempeño y el consiguiente éxito de la reunión, es importante que los responsables de la misma le faciliten una preparación adecuada, haciéndole llegar con la mayor antelación posible toda la documentación disponible en los idiomas de trabajo de la conferencia. Asimismo, debe informarse a los oradores de antemano sobre el tiempo del que dispondrán y sobre la velocidad de presentación, que en caso de lectura no deberá ser superior a una página mecanografiada a doble espacio por cada 2 1/2 min. Precisamente tratándose de la lectura de documentos o ponencias será de particular importancia que el intérprete disponga de un ejemplar en el idioma original.
Secreto profesional
Aun si su reunión gira en torno a temas altamente confidenciales no tiene usted nada que temer: La ética profesional y su reputación obligan a los intérpretes al más riguroso respeto del secreto profesional.
El entorno de trabajo
Las condiciones externas que faciliten al intérprete su labor, redundarán automáticamente en un servicio de mejor calidad. Esto significa, por un lado, que el intérprete no podrá trabajar más allá de una jornada razonable, ya que el cansancio inevitablemente afectará la capacidad de concentración y puede deteriorar la calidad de la comunicación. Por otra parte, es obvio que para una óptima transmisión del mensaje, el intérprete deberá captarlo perfectamente. Para ello será de fundamental importancia un equipo de transmisión de buena calidad y que el intérprete pueda ver desde la cabina tanto a los oradores como las pantallas, rotafolios y demás elementos que sirvan de respaldo visual a la exposición. En cuanto al equipo de sonido, existen empresas que pueden suministrar sistemas alámbricos o inalámbricos y técnicos competentes, así como las cabinas necesarias.
Enlace entre organizadores e intérpretes
Es conveniente que los organizadores de la conferencia designen a uno de ellos mismos como responsable del enlace con los intérpretes para garantizar la buena marcha de las sesiones (calidad del sonido, distribución entre los intérpretes de todos los documentos de última hora que se vayan a leer o comentar, moderación de la velocidad de expresión de los oradores, etc.) También debe existir una estrecha coordinación entre el personal encargado de los sistemas de sonido y el responsable que el organizador designe. Además, en toda reunión hace falta una disciplina estricta en los debates en cuanto a horarios (inicio y fin de las sesiones), y tiempo y turno de palabra. Esta responsabilidad incumbe al presidente de las sesiones.
Condiciones de contratación
Una contratación oportuna le facilitará a usted la organización de su conferencia, evitándole apuros de última hora. (En ciertas temporadas del año suelen concentrarse las reuniones internacionales y podría ocurrir que no estuvieren disponibles los intérpretes que usted desee contratar, particularmente si se trata de alguna combinación de idiomas un tanto inusitada). Conviene tener presente que los honorarios de los intérpretes de conferencias se cobran por días completos. Si la conferencia se celebra fuera de la ciudad de domicilio del intérprete, el organizador deberá sufragar además los gastos de viaje y de estancia
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